Lo que tienes que saber en 30 segundos
- No llevar registro horario en España es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, sancionable hasta 7.500 € por infracción.
- La Inspección de Trabajo puede aplicar el rango 751 € – 7.500 € con margen propio, y aplicarlo por cada obligación incumplida detectada en la visita.
- Los Excel sin firma, los partes en papel y los registros editables no sirven como prueba ante Inspección si no son verificables.
¿De dónde viene la obligación de fichar?
La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Ese RDL modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que desde el 12 de mayo de 2019 obliga a toda empresa a:
- Registrar diariamente la jornada de cada trabajador, incluida la hora de inicio y la de finalización.
- Conservar esos registros durante cuatro años.
- Permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
En 2026 esa obligación sigue plenamente vigente. Ningún convenio colectivo ni acuerdo de empresa la sustituye: solo puede concretarla, nunca eliminarla.
¿Cuánto puede costar no fichar bien?
Las sanciones están en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS), aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000. El artículo 7.5 clasifica como infracción grave en materia de relaciones laborales el incumplimiento de las obligaciones de registro de jornada.
Las cuantías vigentes proceden del Real Decreto-ley 13/2022 y su actualización posterior. Para infracciones graves:
| Grado de la infracción grave | Mínimo | Máximo |
|---|---|---|
| Grado mínimo | 751 € | 1.500 € |
| Grado medio | 1.501 € | 3.750 € |
| Grado máximo | 3.751 € | 7.500 € |
La Inspección elige el grado en función de criterios como el número de trabajadores afectados, la reincidencia, la intencionalidad y la capacidad económica de la empresa. Una misma visita puede levantar varias actas si detecta varios incumplimientos distintos (por ejemplo: no registrar la jornada y, además, no entregar copia al trabajador cuando la solicita).
¿Qué se considera incumplir?
El Criterio ITSS 101/2019 de la Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social aclara qué se considera un registro válido. Estos son los incumplimientos detectados con más frecuencia en las actuaciones:
- No tener registro alguno. Es el caso más sancionado y el que casi siempre acaba en grado medio o máximo.
- Registrar solo el calendario previsto, no la jornada real. La hoja de turnos no equivale al registro: lo exigido es la hora efectiva de entrada y salida de cada trabajador.
- Firmar todo a final de mes. Un registro retroactivo carece de fiabilidad. Si la Inspección detecta firmas en bloque, lo considera prueba en contra.
- Usar hojas de cálculo editables sin trazabilidad. Si el archivo se puede modificar a posteriori sin rastro, la Inspección puede declararlo no apto como prueba.
- No conservar 4 años. Borrar el histórico cada año o cada cambio de gestoría es incumplimiento autónomo.
- No permitir al trabajador consultar sus horas. Aunque parezca menor, es un derecho recogido en el propio artículo 34.9 y su negación constituye una infracción.
Casos reales detectados por Inspección
La Inspección de Trabajo publica memorias anuales con datos agregados. En los últimos ejercicios el bloque de jornada y registro horario es uno de los más activos: cada año se levantan miles de actas relacionadas con este artículo y el grueso de los importes se mueven en grado medio (1.501 € – 3.750 €) cuando la empresa coopera y máximo cuando hay reincidencia o resistencia.
En la práctica, los sectores con más visitas son hostelería, comercio, transporte, construcción y talleres mecánicos. No por mala fe, sino porque históricamente trabajaban con partes en papel o sin sistema.
Cómo cumplir sin papeleo
Para que un registro de jornada se sostenga ante Inspección debe cumplir tres condiciones objetivas:
- Capturar cada evento en el momento real, con marca de tiempo del servidor, no del dispositivo, para que no dependa de la hora local del trabajador.
- Garantizar que no se ha alterado después. Hoy se consigue con cadenas de hash criptográfico (SHA-256) que enlazan cada fichaje con el anterior, de modo que modificar uno rompería la cadena completa.
- Permitir al trabajador y a la Inspección acceder al histórico de los últimos 4 años en cualquier momento, sin filtros del empleador.
En NXtime cada fichaje se firma con su hash encadenado, los registros se custodian 4 años por defecto y los exports para Inspección se entregan firmados criptográficamente con clave RSA-2048 verificable públicamente. La Inspección puede comprobar la firma en nxtime.es/verificar.
Preguntas frecuentes
¿Me pueden multar por una sola persona que no haya fichado?
Sí. La obligación es por trabajador. La Inspección puede valorar el número de afectados como agravante, pero un único caso bien documentado ya basta para abrir acta.
¿Vale firmar el cuadrante a final de mes?
No. El registro debe ser diario. Una firma agrupada de varios días posteriores se considera registro retroactivo y la Inspección no le otorga validez probatoria.
¿Las pymes están exentas?
No. El artículo 34.9 ET aplica a toda empresa con personas asalariadas, con independencia de su tamaño. Tampoco hay exenciones por sector salvo regulaciones específicas muy tasadas (alta dirección, ciertos casos del campo, etc.).
¿Las horas extras hay que registrarlas también?
Sí. El artículo 35.5 del Estatuto exige registrar la jornada de cada trabajador día a día y totalizar las horas en el período fijado para su abono. Si las horas extras no aparecen, la presunción es que no se han realizado, lo que perjudica al trabajador en caso de impago.
En resumen
En 2026 no fichar bien sigue siendo caro y, sobre todo, evitable. La diferencia entre una visita rutinaria de Inspección y un acta de sanción suele estar en si el sistema permite enseñar el histórico de los últimos 4 años en ese mismo momento, con garantías de que nadie lo ha editado.
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