Lo que tienes que saber en 30 segundos
- Pedir la ubicación al fichar es lícito en España, siempre que se cumpla con el RGPD y con el artículo 90 de la LOPDGDD.
- La empresa debe informar previamente al trabajador de forma expresa, clara e inequívoca antes de activar el GPS.
- La AEPD exige un test de proporcionalidad: el uso del GPS tiene que ser idóneo, necesario y proporcional al fin (verificar que se ficha desde el centro de trabajo, no espiar al empleado).
¿Es legal pedir la ubicación al fichar?
Sí, con condiciones. La empresa puede tratar datos de geolocalización de sus trabajadores en el marco de su poder de dirección y control (artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores), pero solo si lo hace cumpliendo el Reglamento General de Protección de Datos y la legislación española que lo desarrolla.
El precepto clave es el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), dedicado precisamente a los sistemas de geolocalización en el ámbito laboral.
Marco legal aplicable
RGPD (UE 2016/679)
El RGPD habilita el tratamiento por interés legítimo del empleador (artículo 6.1.f) y, en relaciones laborales, remite al derecho nacional (artículo 88). Eso traslada el detalle a la LOPDGDD.
Artículo 90 LOPDGDD
El artículo 90 permite a los empleadores tratar datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control siempre que se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo. Y añade una obligación expresa:
Sin esa información previa, el tratamiento es ilícito y el dato obtenido pierde validez incluso como prueba en juicio (criterio consolidado del Tribunal Constitucional a partir de la STC 39/2016).
La información previa: qué debe decir
Para cumplir el artículo 90, la comunicación al trabajador debe contener al menos:
- Que se va a recoger su ubicación al fichar (entrada, salida y descansos).
- La finalidad concreta: verificar que el fichaje se realiza desde el centro de trabajo o desde una zona autorizada.
- La base jurídica (control empresarial conforme al artículo 20.3 ET).
- Si la ubicación se registra puntualmente (en el momento del fichaje) o de forma continua. La AEPD ha rechazado el seguimiento continuo en jornadas no operativas.
- El plazo de conservación.
- Los derechos del trabajador (acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación) y la vía para ejercerlos.
La forma más sólida de probar esa información previa es entregarla por escrito junto al contrato o por anexo firmado, e incluirla en la política interna de protección de datos.
El test de proporcionalidad de la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos aplica un triple test heredado de la jurisprudencia constitucional para validar cualquier medida de control empresarial:
- Idoneidad: la medida tiene que servir realmente para el fin. Pedir GPS al fichar sirve para verificar que el fichaje se hace desde el centro; vale.
- Necesidad: no debe existir una medida menos intrusiva que cumpla la misma función. Por eso el GPS continuo durante toda la jornada se rechaza salvo en puestos itinerantes; basta con captar la posición en el momento exacto del fichaje.
- Proporcionalidad en sentido estricto: el beneficio empresarial debe ser razonable comparado con el sacrificio del derecho del trabajador. Aquí entran cuestiones como el radio configurado, si se almacena un punto concreto o una ruta, y cuánto tiempo se conservan los datos.
Cómo aplicarlo bien en una empresa
Estos son los criterios que un sistema serio debe cumplir:
- Captura puntual, no seguimiento continuo. Solo se consulta la posición en el momento del fichaje, no entre fichajes.
- Radio acotado al centro de trabajo. El sistema define una zona (típicamente entre 100 metros y unos pocos kilómetros) en torno al centro y solo evalúa si el dispositivo está dentro o fuera de ella.
- Resultado binario o muy resumido. Idealmente se guarda si el fichaje está dentro del radio, no la coordenada exacta si no es necesaria.
- Información previa al trabajador. Anexo firmado o política interna comunicada.
- Acceso del trabajador a sus datos. El propio empleado puede ver dónde ha fichado y, si procede, ejercer sus derechos.
¿Y si el empleado ficha fuera del radio?
Que un fichaje quede fuera del radio configurado no es por sí mismo causa de despido ni de sanción automática. La AEPD y la jurisprudencia coinciden en que la ubicación es un indicio, no una prueba absoluta:
- Puede haber problemas técnicos (GPS sin cobertura, dispositivo con permisos limitados).
- El trabajador puede estar desplazado por motivo del propio trabajo (visita a cliente, recogida de material).
- En algunos puestos (comerciales, técnicos itinerantes), la ubicación variable forma parte del contrato.
Por eso, un sistema bien diseñado no bloquea ni despide; registra el fichaje, marca el caso como incidencia para que un responsable lo revise y permita la justificación.
En NXtime los fichajes fuera de zona generan una incidencia de tipo GEO_OUT_OF_ZONE que requiere resolución por parte del administrador y del empleado. Es un indicador, no una sentencia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo obligar al empleado a tener el GPS activo todo el día?
No, salvo en puestos itinerantes con justificación clara (transporte, reparto, comercial de calle). Para el resto, la AEPD considera desproporcionado el seguimiento continuo: basta con consultar la posición en el momento exacto del fichaje.
¿Y si el empleado deniega el permiso de ubicación?
La empresa puede establecer mecanismos alternativos (fichaje desde terminal del centro, IP de la red corporativa) o configurar el sistema para que el fichaje se registre pero quede marcado como sin verificación geográfica. No es base, por sí sola, para una sanción.
¿Cuánto tiempo puedo guardar las ubicaciones?
El RGPD obliga a aplicar el principio de minimización: el menor tiempo posible para el fin perseguido. Para registro horario tiene sentido conservar la marca geográfica los 4 años que exige el RDL 8/2019, y eliminarla pasado ese plazo.
¿Hace falta una Evaluación de Impacto (EIPD)?
La AEPD ha incluido la geolocalización de trabajadores en su lista de tratamientos que requieren EIPD cuando se hace de forma sistemática. Si el tratamiento se limita a un punto puntual en el momento del fichaje y dentro de un radio acotado, muchas empresas lo documentan en su Registro de Actividades y aplican medidas equivalentes sin necesidad de EIPD formal. En caso de duda, consulta con un DPD.
En resumen
Geolocalizar el fichaje no es ni opcional ni libre: es una herramienta legítima si se cumple el artículo 90 LOPDGDD, se informa al trabajador antes y se aplica con proporcionalidad. La diferencia entre un sistema que protege a empresa y empleado y uno que se cae en juicio está en si captura un punto en el momento exacto del fichaje o sigue al empleado toda la jornada.
Puedes leer cómo está diseñado el módulo de seguridad de NXtime en /seguridad o ver los planes en /precios.