Política de Privacidad

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Optidat NX S.L. (CIF B23972789), con domicilio en Calle Estrella Polar 1, Oficina 4, 30500 Molina de Segura (Murcia), y correo electrónico de contacto para temas de protección de datos: [email protected].

Rol de NXtime: respecto de los datos de las personas trabajadoras de las empresas cliente, Optidat NX actúa como encargado del tratamiento, siendo la empresa empleadora la responsable. Respecto de los datos de sus propios clientes, facturación y comunicaciones, Optidat NX actúa como responsable.

Tratamos sus datos personales con las siguientes finalidades:

• Gestión del Servicio SaaS: Permitir el registro horario, gestión de ausencias y elaboración de informes para el cumplimiento normativo.
• Cumplimiento de Obligaciones Legales: Atender requerimientos de la Inspección de Trabajo u otras autoridades competentes.
• Comunicaciones comerciales (opcional): únicamente si usted lo consiente de forma separada y voluntaria (casilla independiente, nunca como condición para usar el servicio), el envío de comunicaciones sobre productos y servicios propios de Optidat NX. Puede retirar este consentimiento u oponerse en cualquier momento, gratuitamente, desde cada comunicación o escribiendo a [email protected]. No realizamos comunicaciones de terceros ni cedemos sus datos con fines publicitarios.
• Soporte y Mejora: Atender consultas técnicas y mejorar la experiencia de usuario mediante el análisis de datos de uso.

La base legal para cada finalidad es:

• Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD): acceso y uso de la plataforma, gestión de la cuenta, soporte y facturación.
• Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD): registro de jornada (RDL 8/2019, art. 34.9 ET) y obligaciones fiscales.
• Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): seguridad de la plataforma, prevención del fraude e integridad del registro horario; y, en el ámbito laboral, el control de la actividad amparado en el art. 90 LOPDGDD.
• Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): comunicaciones comerciales, cookies analíticas y notificaciones push, recabados de forma separada, específica y revocable. La retirada del consentimiento no afecta a la prestación del servicio principal.

Cuando usted es una persona trabajadora de una empresa cliente, sus datos (identificativos, de contacto y de jornada) son facilitados a NXtime por su empresa empleadora, que es la responsable del tratamiento. Optidat NX los trata por cuenta de dicha empresa como encargado, conforme al contrato de encargo (DPA). El resto de datos (los de fichaje, ubicación y dispositivo) se generan con el uso normal del servicio.

Cuando el empleador del CLIENTE así lo configure, NXtime captura la ubicación del dispositivo exclusivamente en el momento del fichaje (entrada, salida o pausa), nunca en segundo plano y nunca de forma continua. Esta captura puntual se utiliza para verificar si el evento ocurre dentro del radio del centro de trabajo definido por el empleador.

Este tratamiento tiene su base en el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), que permite a los empleadores tratar datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control de la actividad laboral, siempre que se cumplan los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. El empleador debe informar previamente, de forma expresa, clara e inequívoca, a las personas trabajadoras —y, en su caso, a sus representantes— acerca de la existencia y características de este sistema.

El registro de la ubicación puede tener resultado binario (dentro o fuera del radio configurado) o incluir coordenadas concretas si el empleador lo activa. En ningún caso se realiza seguimiento entre fichajes, ni se transmite la ubicación a terceros con fines distintos a la verificación laboral. La persona trabajadora puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, oposición y limitación sobre estos datos a través de la sección 8 de esta política o escribiendo a [email protected].

Para garantizar la integridad y autenticidad del fichaje y prevenir el fraude, NXtime registra, en el momento del fichaje, datos técnicos del dispositivo utilizado: una huella del navegador (fingerprint), la dirección IP y el identificador de navegador (user-agent). Este tratamiento se limita estrictamente a verificar el fichaje y a la seguridad del registro horario; no se monitoriza la actividad del trabajador fuera del fichaje ni se accede al contenido del dispositivo.

Cuando la persona trabajadora ficha desde un dispositivo personal, corresponde a la empresa empleadora fijar los criterios de uso de dispositivos digitales e informar previamente conforme al art. 87 LOPDGDD. NXtime ofrece además un modo de terminal compartido para que el uso del dispositivo personal no sea imprescindible.

Los datos de registro horario, incluidas las marcas de ubicación capturadas en el momento del fichaje, se conservarán durante un periodo mínimo de 4 años, a disposición de la Inspección de Trabajo, conforme al Art. 34.9 del ET. Los datos para fines comerciales se conservarán mientras no se solicite su supresión o se retire el consentimiento.

No cedemos sus datos a terceros con fines propios. Para prestar el servicio recurrimos a encargados/subencargados del tratamiento, todos vinculados mediante el correspondiente contrato (DPA): proveedores de hosting (DinaHosting, Supabase), pago (Stripe), email (Resend), CDN/seguridad (Cloudflare), notificaciones, asistente de soporte (OpenAI), analítica web (Google) y telemetría de errores (Sentry). La lista completa, nominal y actualizada de subprocesadores figura en el Contrato de Encargo (DPA). También comunicamos datos a las Administraciones Públicas cuando lo exige la normativa (p. ej. Inspección de Trabajo, AEAT).

Algunos de nuestros proveedores están ubicados en Estados Unidos (Resend, OpenAI, Google, Sentry). Dichas transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (Data Privacy Framework) y, subsidiariamente, en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914). En caso de invalidación de cualquiera de estos marcos, Optidat NX evaluará alternativas que garanticen un nivel de protección adecuado.

NXtime incorpora sistemas de Inteligencia Artificial en las siguientes funcionalidades:

• Asistente de Soporte (Chatbot IA): La plataforma incluye un asistente conversacional impulsado por modelos de lenguaje de OpenAI (GPT-4o). Este sistema le ayuda a resolver dudas técnicas y de configuración. Usted está interactuando con un sistema automatizado, no con una persona. Si en cualquier momento desea hablar con un agente humano, indíquelo y se creará un ticket de soporte.
• Procesamiento de lenguaje natural: El asistente detecta el idioma del usuario y responde en consecuencia, incluyendo catalán, euskera, francés e inglés.
• Mejora continua del servicio: Las consultas al asistente se analizan de forma anónima (sin asociarlas a usuarios ni empresas concretas) para identificar patrones de uso frecuentes y mejorar la documentación.

Decisiones automatizadas: NXtime no toma decisiones con efectos jurídicos significativos sobre los usuarios de forma totalmente automatizada conforme al Art. 22 RGPD. Los registros de jornada se generan a partir de las acciones del propio usuario; en los casos de cierre automático de turno, el sistema puede registrar una salida automática que el trabajador puede rectificar mediante solicitud sujeta a revisión del administrador. Las alertas e incidencias son indicativas y requieren revisión humana por parte del administrador de la empresa.

Datos procesados por la IA: Las consultas al asistente de soporte se envían a los servidores de OpenAI (EE.UU.) bajo su política de privacidad y el contrato DPA correspondiente. Cuando un administrador realiza consultas nominales sobre la plantilla, el asistente puede transmitir a OpenAI datos identificativos y de jornada de los trabajadores consultados (nombre, puesto, horas registradas, ausencias o incidencias). El asistente solo está disponible para perfiles administradores y no trata categorías especiales de datos (art. 9 RGPD).

Las obligaciones del Art. 50 del Reglamento UE de IA (AI Act) serán plenamente exigibles a partir del 2 de agosto de 2026. NXtime se compromete a cumplir anticipadamente con estas obligaciones de transparencia.

Usted puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Limitación, Portabilidad y Oposición, así como a no ser objeto de decisiones automatizadas, enviando un email a [email protected]. Para garantizar su identidad podremos solicitarle información adicional que permita verificarla de forma proporcionada (no es imprescindible aportar copia del DNI si la identidad puede acreditarse por otros medios).

Especialmente, podrá oponerse o retirar su consentimiento en cualquier momento al tratamiento de sus datos para fines publicitarios o analíticos, sin que ello afecte a la prestación del servicio principal ni a la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer el derecho de supresión de sus datos de registro horario, tenga en cuenta que la normativa laboral española obliga a conservar dichos registros un mínimo de 4 años. Transcurrido ese plazo, la supresión es automática.

Si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid — www.aepd.es.